« Je suis malade, décale tout » : gérer un imprévu sans passer la matinée au téléphone

L'imprévu, ce voleur de temps

Le Manifeste du Temps dit que le temps perdu est un préjudice. L'imprévu en est le champion. Il ne vous prend pas seulement l'heure du rendez-vous manqué. Il prend aussi l'heure passée à décommander : chercher le numéro, tomber sur le répondeur, écrire un message, le réécrire plus poliment, attendre la réponse, trouver une autre date, recommencer avec la personne suivante.

Et il arrive toujours au pire moment : quand on est malade, en retard, ou coincé quelque part. C'est exactement le moment où l'on n'a ni la tête ni le temps de faire tout cela.

Trois mots suffisent

Sur la page de Charly, l'assistant agenda IA de TimeCool, il y a un bouton qui s'appelle « Je suis malade, décale tout ». Vous le touchez, ou vous lui écrivez la phrase, ou vous la dites au micro. Charly ne devine rien : il vous pose ses questions une par une, avec des boutons numérotés. Taper le chiffre vaut le bouton.

Pour quand ? Ce qui reste aujourd'hui, demain matin, demain après-midi, demain toute la journée, ou les deux ou trois prochains jours. Si votre phrase le dit déjà (« Je suis malade demain matin »), il ne repose pas la question.

Vos rendez-vous. Charly vous montre la liste de ce qui est touché. Jamais un rendez-vous déjà passé.

Que fait-on ? Il les décale, il les supprime, ou il ne touche à rien. Si vous choisissez de décaler, il vous propose un nouveau créneau pour chaque rendez-vous, dès le lendemain, dans vos disponibilités. Jamais le week-end, sauf si vous avez déclaré des plages ce jour-là.

Qui prévient ? Une seule question pour toutes les personnes concernées : vous les prévenez vous-même, Charly s'en charge, ou personne. Les rendez-vous sans contact enregistré sont listés à part : il n'y a personne à prévenir.

Rien ne bouge avant votre « Oui, vas-y ». Et « Non, j'arrête » veut dire exactement cela.

Le récapitulatif, puis votre « oui »

Avant d'agir, Charly écrit noir sur blanc ce qu'il va faire, ligne par ligne : tel rendez-vous passe à tel jour, telle personne reçoit tel message. Vous lisez. Vous touchez « Oui, vas-y », ou « Non, j'arrête ». Dans ce cas, il répond qu'il ne touche à rien, et c'est vrai.

Après votre « oui », Charly dit « C'est fait. Repose-toi. » Les rendez-vous ont changé de place dans votre agenda. Pour les personnes qui ont TimeCool, le message part dans leur messagerie TimeCool dès votre « oui ». Pour les autres, un bouton ouvre votre SMS ou votre e-mail avec le message prêt, et c'est vous qui l'envoyez depuis votre téléphone.

Vous vous êtes trompé ? Écrivez « remets-les ». Charly remet les rendez-vous à leur place, et ne rappelle que les personnes qui ont vraiment été prévenues.

Pas seulement la maladie

Le même Charly sait gérer les autres imprévus, avec le bouton « Gérer un imprévu ». Il demande ce qui vous arrive : vous êtes en retard, vous devez partir plus tôt, un rendez-vous s'ajoute, ou vous ne pouvez pas venir. Puis ce que cela touche : le prochain rendez-vous, le reste de la journée, ou un rendez-vous précis.

Pour un retard, il demande combien, à peu près : dix minutes, un quart d'heure, une demi-heure, environ une heure. Le rendez-vous ne bouge pas, et la personne reçoit un message avec votre heure d'arrivée.

Trois messages déjà écrits, à votre façon

Ces messages, « Je serai en retard », « J'annule », « Je décale », existent déjà dans TimeCool, dans les paramètres. Vous choisissez si vous tutoyez ou si vous vouvoyez, et vous pouvez changer chaque texte une fois pour toutes.

Vous n'aimez pas passer par Charly ? Les trois mêmes messages sont aussi sur la fiche de chaque rendez-vous, derrière le bouton « Prévenir ». Vous choisissez la ligne, TimeCool vous montre le message, vous le relisez, puis vous confirmez. Pour un décalage, la modification du rendez-vous s'ouvre ensuite pour choisir la nouvelle heure.

Ce que Charly ne fait pas

Il ne décide pas à votre place : chaque étape attend votre réponse. Il n'écrit à personne sans que vous ayez validé. Il ne supprime rien sans vous l'avoir montré. Il ne regarde pas l'agenda des autres : il place vos nouveaux créneaux dans vos disponibilités à vous. Et il ne vous relance pas pour savoir si vous allez mieux.

Un imprévu, cela arrive à tout le monde. Ce qui ne devrait plus arriver, c'est d'y perdre une heure de plus, malade, le téléphone à la main. Trois mots à Charly, un récapitulatif, un « oui ». Le reste de la journée est à vous. Reposez-vous. Et pour voir Charly à l'œuvre, ouvrez TimeCool : il est sur la première page.