Trouver un créneau commun à plusieurs, sans sondage

Le sondage, ou l'art de perdre une semaine pour une heure

Vous êtes trésorier d'une petite association. Le bureau doit se réunir, cinq personnes, une heure, avant la fin du mois. Vous créez un sondage avec huit créneaux, vous envoyez le lien. Deux réponses le premier jour. Une relance. Trois réponses. Le président répond enfin, mais aucun des huit créneaux ne lui convient. Vous refaites le sondage. Une semaine a passé, la réunion n'est toujours pas fixée, et vous avez tenu le rôle du secrétaire que personne ne voulait.

Le sondage ne compare pas des agendas. Il compare des souvenirs et des bonnes intentions, et il demande à chacun un effort que personne n'a envie de faire. Pour trouver un créneau commun, il faudrait que les cinq agendas se parlent. C'est exactement ce que fait Charly, l'assistant de TimeCool.

Trouver un créneau commun en une phrase

Charly offre deux chemins pour trouver un créneau commun. Ils se ressemblent, mais ils ne finissent pas de la même façon.

Le bouton « Rendez-vous à plusieurs ». Sur la page de Charly, vous touchez ce bouton. Une liste « Avec qui ? » s'ouvre : elle ne montre que vos contacts qui ont TimeCool. Vous en cochez au moins deux, ici Alice, Chloé, Paul et Marie. S'il n'y en a pas assez, Charly vous le dit et s'arrête : il lui faut au moins deux contacts qui ont TimeCool, et la page Contacts vous dit qui l'a. Charly demande ensuite pour quoi (travail, famille, amis, ou un sujet que vous tapez), puis quand : cette semaine, la semaine prochaine, ou une date que vous choisissez, et combien de temps, une, deux ou trois heures. Il regarde les agendas et vous donne jusqu'à trois créneaux, ceux où tout le monde est libre d'abord. Vous en touchez un, il vous montre un récapitulatif, et vous dites « Oui, propose-leur ». Charly n'inscrit rien à ce moment-là : il envoie une proposition dans la messagerie de chaque personne, qui répond Présent ou Absent. Quand tout le monde a répondu Présent, le rendez-vous s'inscrit chez chacun, et Charly vous le dit. Si quelqu'un répond Absent, ou si tout le monde n'a pas répondu avant l'heure, rien n'est inscrit, et Charly vous le dit aussi. Chacun a dit oui, personne n'a été mis devant le fait accompli.

La phrase, écrite ou dite au micro. « Prends-moi une réunion avec Alice Bernard et Chloé Martin, en visio, pendant 1 heure », avec les noms écrits comme dans vos contacts. Vous pouvez préciser la durée, d'une à trois heures. Si vous ne dites pas comment vous voulez vous voir, Charly demande : par téléphone, en personne ou en visio, avec trois boutons. Il regarde alors les agendas sur les deux semaines qui viennent et vous donne jusqu'à trois moments où tout le monde est libre : « Mardi 13 octobre, 14 h à 15 h », par exemple. Vous touchez celui qui vous convient, et cette fois le rendez-vous est inscrit tout de suite, dans votre agenda et dans celui de chaque personne qui vous a ouvert ses plages. Pas de lien à envoyer, pas de relance.

Les créneaux sont calculés sur les vrais agendas, jamais devinés. Charly voit seulement « libre » ou « pas libre ».

Ce que Charly voit des autres, et ce qu'il ne voit pas

C'est la question que tout le monde se pose, et elle est légitime. Pour comparer cinq agendas, Charly doit bien regarder dedans ? Non. Il ne voit des autres qu'une chose : à ce moment-là, cette personne est libre, ou elle ne l'est pas. Ni le titre de ses rendez-vous, ni les lieux, ni avec qui. Personne ne voit l'agenda de personne, et vous n'avez pas montré le vôtre non plus. C'est la règle de TimeCool : un créneau, jamais l'agenda.

Et chacun garde la main sur ses plages. Si Chloé n'a pas ouvert ses disponibilités, Charly ne devine pas : il vous le dit, et il le dit différemment selon le chemin. Avec le bouton, il écrit « Chloé ne m'a pas ouvert ses disponibilités : je propose quand même », cherche avec ce qu'il voit des autres, et la proposition part aussi chez Chloé, qui répond Présent ou Absent comme les autres ; si tout le monde dit Présent, elle est inscrite avec eux. Avec la phrase, il écrit « Je ne peux pas voir l'agenda de Chloé : je ne l'ai pas compté. Tu peux lui écrire un message » : le créneau est choisi sans elle, et c'est vous qui la prévenez, depuis la messagerie. Avec le bouton, personne n'est oublié ; avec la phrase, un nom qui n'a pas TimeCool est simplement laissé de côté.

Quand tout le monde n'est pas libre

Cinq agendas pleins, deux semaines : il arrive qu'aucun moment ne convienne à tous. Charly ne vous laisse pas sans réponse. Il vous donne les meilleurs créneaux, ceux où le plus de monde est libre, et écrit sous chacun qui manque : « Pas libre : Paul ». Vous décidez, en connaissance de cause, de réunir le bureau sans Paul ou de chercher plus tard.

Deux autres cas sont prévus. Si vraiment personne n'est libre en même temps dans les deux semaines, Charly le dit, et vous pouvez réessayer avec moins de monde ou plus tard. Et si, avec la phrase, le créneau que vous venez de toucher a été pris entre-temps par un autre rendez-vous, il relance la recherche de lui-même et vous propose de nouveaux moments. Dans tous les cas, rien n'est posé dans un agenda sans que vous ayez touché un créneau.

Pour une date déjà fixée : le groupe et la convocation

Parfois, la question n'est pas « quand ? » mais « qui vient ? ». L'entraînement est le jeudi à 18 h, l'assemblée générale est le 15 à 20 h. Pour cela, TimeCool a les groupes, dans la messagerie. Vous créez un groupe, « Équipe du jeudi » ou « Bureau de l'asso », avec au moins deux membres. En haut de la conversation, un bouton de convocation : vous écrivez l'objet, la date, l'heure de début et de fin, et vous envoyez.

Chaque membre qui a TimeCool trouve la convocation dans sa messagerie, dans sa conversation avec vous : pas de sonnerie sur son téléphone, juste le petit compteur de messages. Il lit « Alice te convoque jeudi 15 octobre de 18 h à 19 h. Seras-tu là ? », touche Présent ou Absent, et c'est envoyé. Les réponses vous reviennent toutes seules, dans un tableau qui compte les présents, les absents et ceux qui n'ont pas encore répondu. Un membre qui n'a pas TimeCool ne reçoit rien : vous le prévenez vous-même et vous notez sa réponse à la main dans le tableau. Là encore, personne n'a eu à ouvrir son agenda : chacun dit seulement s'il vient.

Et l'ami qui n'a pas TimeCool ?

Pour chercher un créneau commun, Charly compare les agendas des contacts qui ont TimeCool : les autres n'apparaissent pas dans la liste « Avec qui ? ». Pour une personne qui ne l'a pas, le chemin le plus simple est la fiche de ce contact et le bouton « Envoyer les créneaux directement » : TimeCool prend trois moments libres de votre agenda, prépare un message avec un lien par créneau, et vous l'envoyez par SMS, e-mail ou WhatsApp. La personne choisit en un clic, sans compte ni application. Vous pouvez aussi l'inviter à rejoindre TimeCool depuis sa fiche : dès son inscription, elle compte dans les recherches de Charly comme les autres.

Une réunion à cinq devrait coûter une phrase, pas une semaine de relances. Pour essayer, ouvrez TimeCool, sur Android ou sur le web, et dites à Charly avec qui vous voulez vous voir.